Créer un club FFEPGV est un moment aussi passionnant qu’exigeant pour un dirigeant. Vous allez devoir définir les statuts de votre club, vous affilier. Par la suite, il faudra faire vivre votre club : embaucher des équipes, attirer des adhérents, assurer sa gestion quotidienne. A chacune de ces étapes vous pouvez compter sur la force du réseau FFEPGV et de notre expérience.
Comment créer un club FFEPGV ?
Le club EPGV : une association loi du 1er juillet 1901
La première démarche de création de votre club est de lui donner sa forme juridique. Le Club FFEPGV prend celui d’une association loi de 1901. Au moment de sa création, les membres de l’association doivent donc en définir les statuts et le règlement intérieur. Ce sont eux qui régissent les règles fondamentales et de fonctionnement quotidien du club. Librement définis, ils doivent néanmoins être écrits. Plusieurs clauses sont obligatoires.
Les clauses obligatoires pour toute association
Les statuts de votre club doivent contenir des mentions obligatoires : nom, durée, adresse, etc. Ils précisent son objet et son but mais également la composition des organes de l’association (Assemblée générale, Bureau, Conseil d’administration). Les statuts sont adoptés par l’Assemblée Générale constitutive et modifiés par une Assemblée Générale extraordinaire.
Les clauses obligatoires pour les associations agréées
Les associations qui demandent l’agrément délivré par le ministère chargé des sports doivent être affiliées à une fédération sportive. Ces statuts doivent comporter des dispositions garantissant le fonctionnement démocratique de l’association, la transparence de sa gestion et l’égal accès des femmes et des hommes à ses instances dirigeantes.
Le Règlement intérieur de votre club
Le Règlement intérieur précise les modalités de fonctionnement fixées dans les statuts et éventuellement les rapports entre l’association et ses membres. On y trouvera les règles de fonctionnement du club, de l’Assemblée Générale, du Bureau, le rôle des instances administratives, etc.
Le Règlement intérieur est adopté et modifié, soit par le Bureau, soit par le Comité Directeur, soit par l’Assemblée Générale. Dans ce dernier cas, il convient de fixer des conditions de modifications souples. En effet, contrairement aux statuts, le RI doit s’adapter constamment aux évolutions de l’association.
Tous nos clubs affiliés ont accès a une base documentaire avec des fiches pratiques et conseils pour les aider dans leur démarches. Les services fédéraux et comités se tiennent aussi à leur disposition.
L’affiliation FFEPGV et ses avantages
Quand vous affiliez votre club à la FFEPGV, vous marquez son appartenance à notre Fédération. L’affiliation vous fait entrer dans le réseau de nos associations, et votre club bénéficie de nos nombreux services. Cette démarche entraîne la prise d’une licence sportive pour tous les pratiquants de votre club. Les avantages sont nombreux.
Les 13 avantages de l’affiliation
- Appartenir à un important réseau national ;
- Bénéficier d’une assurance adaptée, spécialement négociée par la fédération pour répondre à tous les risques auxquels peut être confronté le club ;
- Pouvoir utiliser la musique en toute tranquillité, la redevance due à la SACEM étant réglée par la fédération ;
- Être reconnu par les acteurs institutionnels grâce au label Qualité Club Sport Santé ;
- Organiser les séjours sportifs en toute tranquillité, sous couvert de l’inscription de la fédération à Atout France ;
- Pouvoir bénéficier de formations pour les animateurs et les dirigeants du club dispensées par des professionnels de haut niveau ;
- Obtenir des subventions de l’Agence Nationale du Sports, dans le cadre du « Projet Sportif Fédéral » ou d’autres institutionnels ;
- Être mieux informé, à travers les nombreuses publications éditées par la fédération ;
- Bénéficier d’outils promotionnels adaptés à l’activité du club grâce à la coopérative de développement ;
- Bénéficier des offres des partenaires de la fédération ;
- Bénéficier de l’accès privilégié à la centrale d’achat GEVEDIT, pour l’achat du matériel sportif
- Bénéficier d’outils numériques performant ;
- Bénéficier de l’accompagnement du service juridique fédéral en toute circonstance et de conseils adaptés pour la tenue de la comptabilité du club ;
Les avantages de la licence de l’adhérent
L’adhérent reçoit sa licence par mail. Elle lui donne le droit de participer aux cours. Il recevra par ailleurs des informations sur la Fédération et ses activités. Il bénéficie d’avantages :
- une assurance Groupama ;
- des réductions sur les séjours VVF Village ;
- des prix avantageux sur des produits et équipements aux couleurs de la Fédération avec la centrale d'achat Gévédit ;
- l’accès gratuit à des publications spécialisées;
- des séances en ligne gratuites complémentaires à leurs activités en club (les Programmes Sport Santé Chez Soi)
Votre club bénéficie de la force du réseau FFEGPV
Avec le réseau FFEGPV, vous n’êtes pas seuls. Notre Fédération, c’est aussi la force de nos plus de5 000 clubs et de nos Comités départementaux et régionaux que vous pouvez solliciter.
La Force du réseau FFEGPV
Votre interlocuteur privilégié est le Comité départemental. Il répondra à vos questions sur la vie et la gestion quotidienne de votre club. Nos plus de 5 000 clubs affiliés sont présents dans toute la France et forment un maillage dense. En nouant des liens avec d’autres clubs, vous échangerez des expériences, des bonnes pratiques, des informations…
Développer son réseau local
Sachez également développer votre réseau local. Faites-vous connaître des collectivités territoriales, des autres associations sportives et des médias de votre ville et de votre région. Vous pourrez ainsi facilement développer des actions de relations publiques, de partenariats, de relation presse. Ainsi, vous pourrez vous construire un réseau local d’influence.
Comment gérer votre club
La gestion quotidienne de votre club s’organise principalement autour de trois activités : la gestion financière, le recrutement et la formation.
Gestion financière pour une bonne tenue des comptes
Elle consiste à construire et suivre un budget prévisionnel, à tenir sa comptabilité, à connaître l’état de sa trésorerie. Ce sont des opérations importantes en vue de rendre compte de la tenue des comptes et de la situation financière de votre club. La tenue d’une bonne gestion financière permet de présenter des arguments chiffrés à des partenaires ou une demande de subventions. Elle permet également de prendre les bonnes décisions, et de préparer les projets de votre club.
Recrutement pour embaucher des professionnels
Vous allez devoir recruter des professionnels. Cette démarche a de nombreuses incidences sur votre projet et l’organisation de votre club. Il convient de vous interroger sur les besoins auxquels répondront le nouvel employé, ses compétences, son volume de travail. Par ailleurs, vous allez devoir passer un entretien, choisir un contrat, négocier un salaire.
Formation pour que dirigeants et animateurs évoluent
La formation est un axe fort de notre Fédération. Les formations sont nombreuses, aussi bien pour les animateurs, que pour les dirigeants. Pour ces derniers, L’EPGV prépare au CFGA (Certificat de Formation à la Gestion Associative). Elle offre également des formations complémentaires sur la gestion et l’activité quotidienne de votre club.
Comment attirer de nouveaux adhérents
Attirer de nouveaux adhérents est une question récurrente que se pose le dirigeant. La communication vous y aidera. Mais avant de vous lancer, définissez des objectifs clairs : développer votre notoriété, promouvoir une nouvelle pratique, annoncer la tenue d’un prochain événement.
Par ailleurs ayez un site internet, et développez votre réseau social. La page Facebook et les vidéos YouTube de notre Fédération sont très actifs, n’hésitez pas à les relayer, et à créer les vôtres !
Pour cela, vous pouvez demander des conseils auprès de votre comité Départemantal. La fédération met également à disposition un certain nombre d'outils pour permettre à chacun des ces clubs EPGV de communiquer autour d'eux et faire la promotion de leurs activités :
- la coopérative de développement permet à chaque club EPGV de se doter gratuitement d'outils de promotion et goodies ;
- la Boite à outils fédérale dans laquelle nos clubs peuvent personnaliser puis télécharger des outils de promotion.
La centrale d'achat de Gévédit propose également un certain nombre d'outils (flyers, affoches, banderoles, goodies, drapeaux, ....) à commander via son catalogue.